Word
学习Word的要点5: 域代码、宏、VBA脚本 （yanlb2000, 2006.11.11, yanlb2000.blogcn.com） 五、域代码、宏、VBA脚本 我觉得，以下内容，对于多数Word使用者来说，是没有必要一定掌握的。不掌握这些，照样可以将Word使用得很好，完成各种工作。当然，如果能了解些这方面的概念，那是更好了。 而，如果你想更多地掌握Word的高级功能，那么可以参考一下下面的介绍了。 编写一个Word文档的时候，我们可以不仅仅是简单地输入一些文字、表格、图片，做些排版等等的操作。Word还提供了很多更高级的方式，让我们处理文档内容的过程更灵活，功能更强大。比如，Word的域代码、宏、和VBA脚本等功能。 1, 域代码 域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符。这个可能变化的数据，概念就很广了，可以是等式和公式、日期和时间、索引和目录、文档的详细信息等等。这些信息，是可能随着时间变化、文档内容的变化、外界条件或数据的变化，而经常变化的，我们希望在文档中随时更新显示这些变化，就可以通过插入域代码来完成。 2, 宏 如果你在编写文档的时候，会经常重复性地执行一些相同或很类似的操作，那么，Word的宏命令功能，可以帮助你自动化地进行这些重复的操作。 简单地说，宏就是一系列Word指令的集合，可以帮助我们自动地执行这些操作。 要使用宏，就要经过录制宏，保存宏，使用宏，这些步骤。录制宏，相当于你先将这些需要重复执行的指令先做一遍，让Word记录下来，自动生成一个宏。如果有需要，可能还要适当地调试，以更符合自己的需求。然后保存。 使用宏的方式也很多样，可以将一个宏指定为一个菜单项，一个工具栏图标，或者指定一个快捷键等，方便调用。 3, VBA脚本 Word文档自动化的更高级方式，就是VBA编程了。通过编程，可以最大程度地发挥Word的功能，将很多重复任务简单化，将很多操作智能化、自动化。 上面所说的Word宏，其实也是一种VBA脚本。Word在录制宏的时候，本质上就是将那些操作转换成脚本指令保存下来了。以后就可以随时调用。但宏只是VBA脚本中简单的应用。VBA脚本的功能其实相当复杂和强大。甚至，有很多公司和个人，能据此开发出功能非常强大的Word插件，形成一个相对独立的软件产品。 然而，VBA脚本也是一项很有争议的技术。这就是赫赫有名的宏病毒了。VBA脚本虽然功能强大，但对绝大部分普通用户来说，并不是迫切需要的，而且学习起来也不简单，需要一定的编程基础，所以，对多数用户来说用处真的不大。但同时，正因为其功能强大，所以反而被黑客看中，编制出了大量宏病毒，造成了很大的破坏。很多人，现在听到宏病毒还是很害怕的。 所以，我曾经戏虐地说过，Word的脚本功能，其实就是微软为黑客们编制病毒而准备的。 废话少说，回归正题。要掌握VBA脚本编程，主要就是要掌握两大要点，即Word文档对象模型，和VBA语法。 计算机业界关于编程，有个很有名的公式： 程序 = 数据 + 算法。 在VBA脚本编程方面，数据就是我们要处理的文档，以文档对象模型的方式展现给我们。而算法，就是VBA语言(Visual Basic for Application)所构成的指令序列。VBA脚本，就是通过VBA语言，来操作Word文档中的各个对象，完成我们的需求。 Word通过文档对象模型，将一个Word文档的内容，全面地、有组织地展现给我们（其实就是暴露给VBA），比如各个不同的段落、文本、样式、图表、图片等，在文档对象模型中，这些都是一个个的对象，或者对象的容器或集合。每个对象，都有自己的属性、方法、事件。我们要作的，就是通过VBA，访问这些对象、容器、集合的属性，获取它们的内容（读），经过一定的判断、组织（算法）之后，再通过这些对象的属性、方法来改变它们（写）。 举些例子： 下列示例代码，将活动文档中“标题 2”的样式更改为 Arial 字体和加粗。 With ActiveDocument.Styles(wdStyleHeading2).Font .Name = "Arial" .Italic = True End With 下列示例删除单元格 1 [...]
学习Word的要点 3: 大纲模式 （yanlb2000, 2006.11.09, yanlb2000.blogcn.com） 三、大纲模式 当你准备写一篇长篇大论甚或是一本书的时候，总是要规划一下的。比如，分为第二章，第二章，……而在每个章下面，可能还要分第一节、第二节。如果文章规模比较大，章节数很多，可能对章节还要划分为上篇、下篇，或者第一篇、第二篇、第三篇，等等。总之，对于一篇较大规模的文章，划分目录层次是十分必要的，也是自然而然的需求。 Word的大纲功能（或说大纲模式视图）正是完全按照这个思路来设计的，对大型文档提供良好的章节管理的支持。Word预定义了一些样式，作为大纲模式的默认的管理样式，这就是标题1， 标题2，标题3，等等。标题1是最高级的、第1级大纲。如果你的文章最高级别层次是以章来管理的，那么就可以将标题1这个样式应用到每个章的标题文字上。然后，如果每个章下面再分很多节，那么节的标题自然就是应用标题2这个样式。比如，可以是这样的章节层次 第一章 第一节 第二节 条款1 条款2 正文内容 第二章 第三章应用大纲模式的好处是很多的。这里列出一些主要的： ·前面所讲的关于样式的好处也完全适用大纲样式。比如，只要修改标题2的样式的定义，就能将文章中所有节标题的样子统一更改，而不必逐个查找修改。 ·在大纲视图模式下，可以象资源管理器管理目录一样管理各个层次的内容，方便地展开、收缩显示。对章或节及其所有下级内容进行整体的移动。 ·配合自动完成功能，可以让Word自动对各个章节进行编号。就是说，第一章、第二章，或者是1.1节，1.2节这样的标题，可以由Word根据该章节所处的位置自动来完成。而且，随着我们对章节次序、或级别的调整，这些序号也会立即自动更新，完全省却了你自己管理这些章节数字序号的麻烦。 ·有了详细的大纲定义，我们就可以在文档开头部分插入本文档的目录。这种目录由Word自动维护和更新，有详细的章节标题和相对应的页码，而且随着各个章节内容的增删、次序的调整等，其对应的页码也会自动更新。 那种手工编排目录的做法，是非常麻烦、费时的，其实在Word中来说也是很不应该的。 对于一篇只有几页的文档来说，我们可以不使用大纲模式，因为用起来也没多大的效能的提升。但是，如果是几十页、上百页，具备一定层次结构（比如文章、论文、正式文件等）的文档来说，就应该使用大纲功能了。 有的人，编排一个大型的Word文档，却全文只见到一种样式：正文。而所有的章节、标题等等格式，都是逐行单独定义修改的，这实在是太效率低下了。这样的人，严重浪费Word的功能，其实他去用Windows自己带的写字板就可以了，用Word纯粹是浪费。当然，他也绝不能说是会用Word了。 我觉得，以上的内容（样式，大纲模式），对一个Word用户来说，是应该掌握的。而其实，掌握了以上内容，对大多数人来说，也就够用了。
学习Word的要点 2: 字体格式、段落格式，样式 （yanlb2000, 2006.11.08, yanlb2000.blogcn.com） 一、字体格式和段落格式 这些，所有用Word的人基本都会。如果这个也不会，那还是不要用Word了吧，用简陋的记事本更好！把文字输入Word之后，需要改变这些文字的格式，达到自己的要求。注意区分一下字体格式和段落格式的区别。 二、样式 样式这个概念，我认为是学习Word最关键的地方，也是大多数普通用户（特别是没有经过专门学习的用户）所忽视的地方。样式，是一个字处理软件的关键所在，理解了样式，学会了样式，才可以说是学会使用字处理软件了。 可以这样来理解样式。对于一篇有一定规模的、正规排版的文档，我们可以发现，其字体、段落格式是有一定规律的。比如，所有正文的文字格式应该都是一样的；"第一章 ……"、"第二章 ……"这样的大标题格式都是一样的；同样，所有的"第一节 ……"、"第二节 ……"这样的小标题的格式也应该是一样的；其他如序言、注脚、引用等特殊区域，至少在同一篇文档中，其格式都是一致的。所以，理所当然地，我们可以，也应该，将一组相同的格式统一管理起来，起一个名字，方便重复利用，统一管理。这就是"样式"的核心思想所在。 比如，我们希望"第一章 ……"、"第二章 ……"这样的大标题都使用"一号黑体字，居中对齐"。所以，我们可以将这样的一组格式定义的组合，命名为"标题 1"，并且对文档中所以大标题都使用"标题 1"这个样式。这样，这些大标题的格式就都统一了。同样，对于小章节标题、注释等段落，都可以定义各自的样式，并应用到所有相应段落。 下面看看应用样式的第一个好处。假如我们后来发现，大标题用一号字太大了，不合适，希望改成二号字。这很方便，只要在样式管理界面中，将"标题 1"这个样式修改字号为二号字，并应用。那么，文档中全部使用了"样式 1"的地方，字体会全部自动更改为二号字，根本不需要再去一个个查找、修改字号了。 同样，改字体、改字体间距、段落间距，或者下划线、斜体、粗体等特殊效果，都可以通过修改样式，达到全文档统一更改的效果。 我看到很多人用Word的时候，排版那个累呀，仔细选出不同的段落，根据章节、标题等不同，使用不同的格式。全文有几个大标题、几十个小标题，还有更多的引用、注释等地方，都要一个个选过来，指定每个段落的字体、字号、对齐等格式。而一旦发现某种格式不合适（比如章节标题要改另一种字体），那可惨了，要完全再来一遍：找到这个段落，修改格式，然后寻找下一个段落，再重复修改。 当然，使用格式刷，可以让这种重复工作轻松点；如果你知道双击格式刷图标的妙处，可能会更轻松。或者，在“查找和替换”中可以使用按照格式查找替换的高阶功能。但无论如何，总不如使用样式统一管理来得方便。格式刷之类，仅仅是Word的一个小技巧，学会了它，可能让你某些重复工作方便些。但是，这远远不如掌握核心概念之后所带来的本质上的改观。所以说，对Word核心概念的掌握和应用，要远比一些所谓的技巧要重要。 如何命名样式，应用样式，Word有哪些内置样式，作为所有样式基础的"正文"样式，如何修改样式，段落样式和字体样式的区别和联系，等等这些，我这里就不说了，可以自己看Word的帮助功能，或查参考书。而且，不同的Word版本在界面上会有些区别的。 再强调一次，样式是Word的核心概念，一定要掌握并且熟练应用。否则，就不能说会使用Word。当然，学会了样式，也一定会使你驾驭Word的能力大涨。这也是接下去一些进阶概念的基础。
学习Word的要点 0: 开篇 （yanlb2000, 2006.11.07, yanlb2000.blogcn.com） Microsoft Office Word可以说是最实用也是用得最多的电脑软件之一了。无论是电脑专业人员，还是普通办公用户、家庭用户，都需要使用Word。 然而，Word这个软件，其实也是蛮复杂的。那么多的菜单、命令、功能，大家能掌握多少呢？同样是打字、排版、打印输出，但在不同的人手里，用起来就是不一样。熟手用起来，大篇文字，很快就能输入排版好，美观、专业，而有些人，就是做不到。 如何学好Word？这对很多人来说，是个很实用的问题。 Word确实功能强大，然而同时也很复杂。Word的概念非常多，Word的技巧千千万。随便翻开一本Word参考书，就是厚厚一大本，看上去真有点可怕。这怎么下手，怎么学呀？ 所以，我这里以我的理解，给大家一些意见和方法。我这里，也仅仅是介绍这些，而不会具体介绍Word的使用、技巧。这样做，在这里不合适，也不是我的目的。 我们不要指望能马上或最终掌握所有Word的命令、功能，这个不现实。我们应该掌握Word的核心概念。"核心概念"，是我对这些Word概念的称呼，因为，这些的确是学习Word的关键，掌握了这些，就可以全新地认识Word的概念和思路，在此基础上，慢慢提高自己的Word使用水平，就有方向多了，也容易多了。 我归纳下来，学习Word，要循序渐进地掌握以下这些概念： 一、字体格式和段落格式； 二、样式 三、大纲模式 四、主控文档、模板等 五、表格、图片等对象 六、VBA脚本和文档对象模型
交流文档，尽量少用Word格式 [ yanlb2000, 2005.09.27, http://yanlb2000.blogcn.com ] 电脑时代，与同事、朋友通过文件的形式交流文档，向公众发布信息，是很频繁的事情。一段文字，几张图片，甚至一段动画、影片，等等。那么，如果是你来创建一个文件，转给其他人，你会选择使用什么样的文件格式呢？ 我发现，现在很多人交流文件，都大量地使用Word格式的文档，.doc文件。不管是多少文字，几张图片，都是建立一个Word文档。然后，通过电子邮件转发给他人；或者，将文章以Word文档的形式挂在网站上，供浏览者下载。 然而，我认为，其实在大多数场合，使用Word格式文档，并不合适。Word文档是有很多的缺点的，大多数情况下，我们有更好的选择。 先来说说，Word格式文档的不足之处。 ·.doc文件的存储效率非常差。比如一小段文字，几百个汉字，保存成.txt文件，大小可能只有1KB左右。但如果保存成.doc文件，则就是几十个KB的大小。如果再进行一些修改，.txt文件是实打实地根据字数改变大小。而.doc文件会不断地"成长"，虽然你其实并没有增加多少文字，甚至是删除了些文字。（涉及到Word的"快速保存"功能，可以关闭，但效果也不是最好。） ·Word对电脑系统的资源占用大。就为了看一段文字，就要启动庞大的Word系统，很不值得。开启一个记事本，要比启动Word，快多了，是不是？ ·Word过于"强大"，宏、VBA脚本等功能，大多数人不知道，不会用，然而却成了病毒自由发挥的舞台。我早说了，微软开发VBA等功能，就是方便病毒编写者的。Word文档会传播宏病毒，可能让你或对方的电脑系统"中毒"，造成或大或小的损失。这是实际的危险。 ·Word有很麻烦的版本问题。新版本Word编辑的.doc文件，老版本的Word很可能打不开。收到一个重要文件，我明明装了Word，却打不开，岂不是非常着急加恼火？而另一方面，老版本Word编辑的文档，新版本的Word也不一定能打开。差异不大的，可能打开。版本差别、格式差别大的，新版本Word可能不会顺利打开，而是说要需要"导入"向导，然后"聪明"的Word说，该向导尚未安装，需要你插入Office安装盘，你一时半会儿能找出Office安装盘？……相信很多人碰到过这种情况。说实话，Word在版本兼容、软件安装方面，实在是太不人性化，太不方便了。 而如果是.txt的纯文本，则任何文本编辑工具、查看器等，都可以方便地打开和浏览。可以说，只要是个操作系统，就一定有查看.txt文档的工具。 ·Word还涉及到版权问题。这其实相当重要，但鉴于国内实情，很多人没有意识到。Office，包括Word，是微软公司主力的商业软件之一，要安装使用，是要付钱购买的。如果我们将一篇Word文档交给他人，这意味着，对方也必须安装Office，包括Word。一套Office软件的价格相对国内来说，还是比较昂贵的，我们有理由要求对方也一定购买和安装一套Office么？当然，现在国内盗版流行，几乎是台电脑，就会装套Office，这个问题倒也不突出。但考虑到国外等较严格尊重版权保护的地区的朋友，或者将来我们在这方面进步了，这问题总归是要考虑的。 所以说，Word格式不是"万能"格式，.doc也不是通用文档格式。多数情况下，我们不应该使用Word格式来与他人交流文件。那么，我们应该使用什么格式呢？ 作为最通用的格式，.txt的文本文件，大多数情况下，是最好的选择。其实，归纳一下，我们会发现，大多数要交流的文件、信息，其实就是一篇文字。我们在意的，不是这些文字的格式（字体、字号等），而是文本本身，是文本要传达的信息。我们完全没必要使用具有强大格式编辑功能的Word软件来处理。.txt文件效率高，不浪费存储空间，打开也方便快捷；.txt文件兼容性最好，任何操作系统和软件都可以打开。 所以，如果要交流的就是文字，没有图片等其他信息（其实，如果有少量图片，直接当做附件单独传递也不错）。我们关注的是文字本身，而不是文字排版的格式。同时，也不能确信对方是否安装有Word。等等情况，我们都应该使用文本文件格式。 文本文件格式，已经能够适应大多数场合的需要了。 那如果说，我们要交流、发布的文件，除了文本内容本身，同时也需要漂亮的格式编排，还要插入图片，甚至声音、动画、超链接等，我们需要达到“电子出版物”的效果。这些，文本文件就不能胜任了。在这种情况下，我推荐使用Adobe Acrobat格式，就是Portable Document Format，.pdf文件，意为便携式文件格式。PDF格式文件已经发展了多年，早已成为了信息发布的最流行的格式。很多正规的政府、企业网站，都使用PDF格式来发布文件，几乎成为事实上的标准。使用PDF文件，有以下的优点： ·一个PDF文件，就是电子化的一份出版物，是一张报纸，是一本书，传递、管理很方便；包含了所有的文本、图片、多媒体信息，而且格式丰富，表现力强。 ·PDF文件有很好的兼容性。同一个PDF文件，可以在不同的操作系统和语言平台上用相应的Acrobat Reader打开，观看到的效果是完全一直的。Acrobat Reader使用自己的字体，而不使用操作系统提供的字体。这就保证了版面效果跨平台的兼容性和一致性。 ·PDF文件有很好的内容保护机制。我们可以设定一个PDF文件是可以自由查看、打印的；或者是需要密码才能打开查看的；或者是能够在电脑屏幕上打开查看，但不能打印和复制出里面的内容；或者是需要密码，才能复制内容，或者打印，或者修改。这完全可以根据作者的需要来设定。 ·软件版权问题。Acrobat软件分Writer和Reader两种。如果要创建PDF文件，要使用Acrobat Writer，这个软件是要花钱购买的。但我们可以有其他第三方的软件，可能便宜些，甚至免费，来创建PDF文件。同时，大多数人，并不需要创建PDF文件，他们只需要能查看就行了。这是，只要安装一个Adobe Acrobat Reader就够了。这个软件就是完全免费，可以自由下载安装的。所以，我们在发布PDF文档的网页上，还可以提供Acrobat Reader的下载，或者下载链接，方便浏览者。 ·Acrobat Reader，是专门面向阅读而设计的软件，操作方便，有"平滑文本"等改善显示效果的技术，阅读更舒服。 当然，Word格式也不是一无是处。以下场合，可能还是适合用Word格式交流的： ·你本来就是用Word编辑的一个.doc文档； ·你确信对方装有Word，能够正常打开； ·文档包含了相当多的、必需的格式，图片等，而你手头也没有Acrobat Writer； ·你需要对方对文档内容做一定的修改、批注等； 好，介绍了这么多，你是否对这几种格式适用的场合有所了解了呢？总的来说，大致是这样的情况： ·大多数场合，用.txt文本文件格式就足够了； ·如果你要作专业的、大量的电子出版、信息发布，就应该适用PDF格式； ·如果文档包含很多格式、图片等，需要经常、多人编辑，而一时又没有Acrobat Writer，那就使用Word吧。
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