学习Word的要点 4: 主控文档，模板
（yanlb2000, 2006.11.10, yanlb2000.blogcn.com）
前面，我讲到了Word的格式、样式、大纲模式等概念。这些，可以说是一个字处理软件的核心概念，掌握了这些，对大多数用户来说，就已经够用了，可以很好地完成大部分文字编排处理工作了。
当然，Word的功能可远远不止这些，实在太多太多了。但根据80/20原则，大致上说，80%的场合，只用到了Word 20%的功能。 很多功能大部分人可能永远都不会用上。
当然，你很可能不想做一个普通用户，你希望学会更多Word的功能，成为一个Word高手。那么好，下面的内容可以作为你进一步学习的参考。
说明一下，不要只着眼于那些所谓的技巧、秘籍之类，这些可能有用，但也很繁多。关键是，这些技巧，不会帮助我们从更高的角度来领会Word。
先说这个主控文档。这其实并不是非常重要的概念，用到的场合也不是太多。但是，从前面的格式、样式、大纲模式这样一路过来，讲到主控文档也就是自然而然的事情，这种由低到高、由局部到整体的架构也就完整了。
简单地说，主控文档就相当于很多小Word文档的容器，它将这些小文档整合起来，形成一篇更大规模的文档。
比如，如果你准备写一本书，篇幅比较大，分成很多章。这样，你可以将每章独立为一个Word的.doc文件，分别撰写管理。这特别适合于多人同步编写一个大文档的不同部分。
在Word的大纲模式视图中，先建立一个标题，赋予其一个大纲级别的样式，然后就可以据此插入或创建一个子文档，而原来那个文档，自然就成为了所谓的主控文档。子文档既可以单独打开编辑，也可以作为主控文档的一部分来显示和编辑。当然，在主控文档中，插入目录包括页码、各级标题的编号和自动更新等操作，都可以很好地包括到子文档及其内容，做到“无缝”连接，完全不用你来手工更新。
再说说模板。
模板，顾名思义，就是一个“模型”，是用来产生其他文档的模子。
在现实工作中，往往有这样的需求：我们要经常创建编辑大量非常类似的文档，这些文档在大部分地方都是相同的，比如排版、文字格式、表格，等等。所不同的，可能只是某些字句、公司、个人名字、地址、日期、数据等等。显然，重复撰写这些相同的内容是非常低效的，Word的模板就是帮助我们高效完成这种工作的。
比如，公司要经常发给合作伙伴一些商业信函，其内容、字句基本都是固定的，不同的地方就是对方公司名字、称呼、一些具体数据、时间、地址等。这样，我们只需要将共同的部分撰写好，然后保存成一个模板.dot文件。以后，只要打开这个模板，填入具体的数据，就可以快速完成一个文档了。
如果配合域代码、vba脚本功能，可以让模板变得更灵活，功能更强大。
如果配合使用Word的邮件合并功能，就可以让Word根据数据库的内容，自动生成或打印大量类似的文档。一个典型的应用，就是邮件的打印，设想一下你经常收到的水电煤账单吧。假设数据库(mdb文件、Excel文件、文本文件、SQL数据库等都可以)中存放了成百上千的公司或客户等业务信息和数据，现在我们需要根据这些，打印出这么多的邮件内容和信封。我们就可以借助邮件合并功能，让Word自动帮我们完成这种重复劳动。
