学习Word的要点 2: 字体格式、段落格式，样式
（yanlb2000, 2006.11.08, yanlb2000.blogcn.com）
一、字体格式和段落格式
这些，所有用Word的人基本都会。如果这个也不会，那还是不要用Word了吧，用简陋的记事本更好！把文字输入Word之后，需要改变这些文字的格式，达到自己的要求。注意区分一下字体格式和段落格式的区别。
二、样式
样式这个概念，我认为是学习Word最关键的地方，也是大多数普通用户（特别是没有经过专门学习的用户）所忽视的地方。样式，是一个字处理软件的关键所在，理解了样式，学会了样式，才可以说是学会使用字处理软件了。
可以这样来理解样式。对于一篇有一定规模的、正规排版的文档，我们可以发现，其字体、段落格式是有一定规律的。比如，所有正文的文字格式应该都是一样的；"第一章 ……"、"第二章 ……"这样的大标题格式都是一样的；同样，所有的"第一节 ……"、"第二节 ……"这样的小标题的格式也应该是一样的；其他如序言、注脚、引用等特殊区域，至少在同一篇文档中，其格式都是一致的。所以，理所当然地，我们可以，也应该，将一组相同的格式统一管理起来，起一个名字，方便重复利用，统一管理。这就是"样式"的核心思想所在。
比如，我们希望"第一章 ……"、"第二章 ……"这样的大标题都使用"一号黑体字，居中对齐"。所以，我们可以将这样的一组格式定义的组合，命名为"标题 1"，并且对文档中所以大标题都使用"标题 1"这个样式。这样，这些大标题的格式就都统一了。同样，对于小章节标题、注释等段落，都可以定义各自的样式，并应用到所有相应段落。
下面看看应用样式的第一个好处。假如我们后来发现，大标题用一号字太大了，不合适，希望改成二号字。这很方便，只要在样式管理界面中，将"标题 1"这个样式修改字号为二号字，并应用。那么，文档中全部使用了"样式 1"的地方，字体会全部自动更改为二号字，根本不需要再去一个个查找、修改字号了。
同样，改字体、改字体间距、段落间距，或者下划线、斜体、粗体等特殊效果，都可以通过修改样式，达到全文档统一更改的效果。
我看到很多人用Word的时候，排版那个累呀，仔细选出不同的段落，根据章节、标题等不同，使用不同的格式。全文有几个大标题、几十个小标题，还有更多的引用、注释等地方，都要一个个选过来，指定每个段落的字体、字号、对齐等格式。而一旦发现某种格式不合适（比如章节标题要改另一种字体），那可惨了，要完全再来一遍：找到这个段落，修改格式，然后寻找下一个段落，再重复修改。
当然，使用格式刷，可以让这种重复工作轻松点；如果你知道双击格式刷图标的妙处，可能会更轻松。或者，在“查找和替换”中可以使用按照格式查找替换的高阶功能。但无论如何，总不如使用样式统一管理来得方便。格式刷之类，仅仅是Word的一个小技巧，学会了它，可能让你某些重复工作方便些。但是，这远远不如掌握核心概念之后所带来的本质上的改观。所以说，对Word核心概念的掌握和应用，要远比一些所谓的技巧要重要。
如何命名样式，应用样式，Word有哪些内置样式，作为所有样式基础的"正文"样式，如何修改样式，段落样式和字体样式的区别和联系，等等这些，我这里就不说了，可以自己看Word的帮助功能，或查参考书。而且，不同的Word版本在界面上会有些区别的。
再强调一次，样式是Word的核心概念，一定要掌握并且熟练应用。否则，就不能说会使用Word。当然，学会了样式，也一定会使你驾驭Word的能力大涨。这也是接下去一些进阶概念的基础。
