交流文档，尽量少用Word格式
[ yanlb2000, 2005.09.27, http://yanlb2000.blogcn.com ]
电脑时代，与同事、朋友通过文件的形式交流文档，向公众发布信息，是很频繁的事情。一段文字，几张图片，甚至一段动画、影片，等等。那么，如果是你来创建一个文件，转给其他人，你会选择使用什么样的文件格式呢？
我发现，现在很多人交流文件，都大量地使用Word格式的文档，.doc文件。不管是多少文字，几张图片，都是建立一个Word文档。然后，通过电子邮件转发给他人；或者，将文章以Word文档的形式挂在网站上，供浏览者下载。
然而，我认为，其实在大多数场合，使用Word格式文档，并不合适。Word文档是有很多的缺点的，大多数情况下，我们有更好的选择。
先来说说，Word格式文档的不足之处。
·.doc文件的存储效率非常差。比如一小段文字，几百个汉字，保存成.txt文件，大小可能只有1KB左右。但如果保存成.doc文件，则就是几十个KB的大小。如果再进行一些修改，.txt文件是实打实地根据字数改变大小。而.doc文件会不断地"成长"，虽然你其实并没有增加多少文字，甚至是删除了些文字。（涉及到Word的"快速保存"功能，可以关闭，但效果也不是最好。）
·Word对电脑系统的资源占用大。就为了看一段文字，就要启动庞大的Word系统，很不值得。开启一个记事本，要比启动Word，快多了，是不是？
·Word过于"强大"，宏、VBA脚本等功能，大多数人不知道，不会用，然而却成了病毒自由发挥的舞台。我早说了，微软开发VBA等功能，就是方便病毒编写者的。Word文档会传播宏病毒，可能让你或对方的电脑系统"中毒"，造成或大或小的损失。这是实际的危险。
·Word有很麻烦的版本问题。新版本Word编辑的.doc文件，老版本的Word很可能打不开。收到一个重要文件，我明明装了Word，却打不开，岂不是非常着急加恼火？而另一方面，老版本Word编辑的文档，新版本的Word也不一定能打开。差异不大的，可能打开。版本差别、格式差别大的，新版本Word可能不会顺利打开，而是说要需要"导入"向导，然后"聪明"的Word说，该向导尚未安装，需要你插入Office安装盘，你一时半会儿能找出Office安装盘？……相信很多人碰到过这种情况。说实话，Word在版本兼容、软件安装方面，实在是太不人性化，太不方便了。
而如果是.txt的纯文本，则任何文本编辑工具、查看器等，都可以方便地打开和浏览。可以说，只要是个操作系统，就一定有查看.txt文档的工具。
·Word还涉及到版权问题。这其实相当重要，但鉴于国内实情，很多人没有意识到。Office，包括Word，是微软公司主力的商业软件之一，要安装使用，是要付钱购买的。如果我们将一篇Word文档交给他人，这意味着，对方也必须安装Office，包括Word。一套Office软件的价格相对国内来说，还是比较昂贵的，我们有理由要求对方也一定购买和安装一套Office么？当然，现在国内盗版流行，几乎是台电脑，就会装套Office，这个问题倒也不突出。但考虑到国外等较严格尊重版权保护的地区的朋友，或者将来我们在这方面进步了，这问题总归是要考虑的。
所以说，Word格式不是"万能"格式，.doc也不是通用文档格式。多数情况下，我们不应该使用Word格式来与他人交流文件。那么，我们应该使用什么格式呢？
作为最通用的格式，.txt的文本文件，大多数情况下，是最好的选择。其实，归纳一下，我们会发现，大多数要交流的文件、信息，其实就是一篇文字。我们在意的，不是这些文字的格式（字体、字号等），而是文本本身，是文本要传达的信息。我们完全没必要使用具有强大格式编辑功能的Word软件来处理。.txt文件效率高，不浪费存储空间，打开也方便快捷；.txt文件兼容性最好，任何操作系统和软件都可以打开。
所以，如果要交流的就是文字，没有图片等其他信息（其实，如果有少量图片，直接当做附件单独传递也不错）。我们关注的是文字本身，而不是文字排版的格式。同时，也不能确信对方是否安装有Word。等等情况，我们都应该使用文本文件格式。
文本文件格式，已经能够适应大多数场合的需要了。
那如果说，我们要交流、发布的文件，除了文本内容本身，同时也需要漂亮的格式编排，还要插入图片，甚至声音、动画、超链接等，我们需要达到“电子出版物”的效果。这些，文本文件就不能胜任了。在这种情况下，我推荐使用Adobe Acrobat格式，就是Portable Document Format，.pdf文件，意为便携式文件格式。PDF格式文件已经发展了多年，早已成为了信息发布的最流行的格式。很多正规的政府、企业网站，都使用PDF格式来发布文件，几乎成为事实上的标准。使用PDF文件，有以下的优点：
·一个PDF文件，就是电子化的一份出版物，是一张报纸，是一本书，传递、管理很方便；包含了所有的文本、图片、多媒体信息，而且格式丰富，表现力强。
·PDF文件有很好的兼容性。同一个PDF文件，可以在不同的操作系统和语言平台上用相应的Acrobat Reader打开，观看到的效果是完全一直的。Acrobat Reader使用自己的字体，而不使用操作系统提供的字体。这就保证了版面效果跨平台的兼容性和一致性。
·PDF文件有很好的内容保护机制。我们可以设定一个PDF文件是可以自由查看、打印的；或者是需要密码才能打开查看的；或者是能够在电脑屏幕上打开查看，但不能打印和复制出里面的内容；或者是需要密码，才能复制内容，或者打印，或者修改。这完全可以根据作者的需要来设定。
·软件版权问题。Acrobat软件分Writer和Reader两种。如果要创建PDF文件，要使用Acrobat Writer，这个软件是要花钱购买的。但我们可以有其他第三方的软件，可能便宜些，甚至免费，来创建PDF文件。同时，大多数人，并不需要创建PDF文件，他们只需要能查看就行了。这是，只要安装一个Adobe Acrobat Reader就够了。这个软件就是完全免费，可以自由下载安装的。所以，我们在发布PDF文档的网页上，还可以提供Acrobat Reader的下载，或者下载链接，方便浏览者。
·Acrobat Reader，是专门面向阅读而设计的软件，操作方便，有"平滑文本"等改善显示效果的技术，阅读更舒服。
当然，Word格式也不是一无是处。以下场合，可能还是适合用Word格式交流的：
·你本来就是用Word编辑的一个.doc文档；
·你确信对方装有Word，能够正常打开；
·文档包含了相当多的、必需的格式，图片等，而你手头也没有Acrobat Writer；
·你需要对方对文档内容做一定的修改、批注等；
好，介绍了这么多，你是否对这几种格式适用的场合有所了解了呢？总的来说，大致是这样的情况：
·大多数场合，用.txt文本文件格式就足够了；
·如果你要作专业的、大量的电子出版、信息发布，就应该适用PDF格式；
·如果文档包含很多格式、图片等，需要经常、多人编辑，而一时又没有Acrobat Writer，那就使用Word吧。
发现你的观点90％都是我完全赞同的。我本身是Adobe Acrobat产品专家，pdf的便利性是有目共睹的。值得庆幸的是教育系统已经开始大量采用了PDF格式（主要是论文）。一些人用doc格式记录一小段留言，让我哭笑不得。这会儿说不清楚，打字太辛苦了，而且我在上班。
pdf虽然优越，但支持word的厂家也不少，毕竟word使用的便捷性与普遍性是无以伦比的。况且书写与阅读word文档也有免费甚至廉价的解决方案，wps,ooo,LaTeX等都可以做到。况且MS WORD并不是孤立的，他还和excel,pp等组成了一个平台，word你可以找pdf来替代，excel呢？
PDF太不方便，其中的中文文字不容易复制（乱码），如果要编辑还需要价格不低的Acrobat，AcrobatReader显示中文文字的算法一直不好，边缘模糊的太厉害。
doc文档有OpenOffice支持。现在大部分人的机器能力富余，打开一个doc用了5秒和记事本打开一个txt用了0.5秒对普通用户有什么区别呢，而且平常作文档用word习惯了，就会不自觉的只要是文字处理都用这个。
只有在软件开发领域的同行之间的交流才会有很多人使用txt类的。普通用户和专业用户是不同的，而普通用户的数量是专业用户不能比的。
PDF常有乱码，我不喜欢。
pdf是我最讨厌的格式，使用pdf还不如用word呢
生成pdf很麻烦，而且acrobat（不是reader）也不便宜
最好的还是txt
复杂的用html